Ile kosztuje zatrudnienie pracownika w firmie?

ile kosztuje zatrudnienie pracownika w firmie

Niewiele osób w naszym kraju zdaje sobie sprawę, ile kosztuje pracodawcę zatrudnienie pracownika. Nie mówiąc już o tym, że wiele osób nie rozróżnia wynagrodzenia brutto od netto. Bardzo często niewiedza ta prowadzi do wielu nieporozumień na płaszczyźnie pracownik-pracodawca. Jak więc jest naprawdę? Ile kosztuje zatrudnienie pracownika w firmie? Co składa się na całkowity koszt wynagrodzenia? Czy leasing pracowników może zmniejszyć koszty?

Koszt utrzymania pracownika na umowie o pracę

Na zatrudnienie pracownika składa się wiele różnych kwot, które jednak różnią się w zależności od rodzaju umowy. Najbardziej skomplikowana jest sytuacja podczas zatrudnienia na umowie o pracę. 

Oprócz kwoty wynagrodzenia pracownika pracodawca zobowiązany jest opłacać wiele składek i świadczeń społecznych takich jak ubezpieczenie emerytalne czy składka rentowa.

Ile kosztuje pracownik zatrudniony na podstawie umowy zlecenie lub umowach cywilnoprawnych?

W przypadku umowy zlecenia sprawa całkowitych kosztów pracy pracownika jest znacznie prostsza. Jednak należy pamiętać, że jest ona uzależniona od zatrudnionej osoby. W normalnej sytuacji na koszt pracy składa się wynagrodzenie brutto oraz ubezpieczenie wypadkowego, rentowe i emerytalne. 

W przypadku zatrudnienia osoby, która ma już UoP w innym miejscu lub jeśli jest studentem do 26 roku życia, kosztem jest jedynie pensja brutto.

Koszty podczas zatrudnienia na podstawie umowy o dzieło to tylko i wyłącznie wynagrodzenie brutto pracownika. W tym przypadku pracodawca nie odprowadza żadnych składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika – co zawiera?

Całkowity koszt wynagrodzenia pracownika to suma wszystkich kosztów, jakie ponosi pracodawca, związanych z zatrudnieniem pracownika. Obejmuje on zarówno koszty bezpośrednie jak i pośrednie. W przypadku umowy o pracę wyróżniamy poniższe koszty pracy:

  1. Wynagrodzenie brutto – czyli kwota, którą pracownik ma na umowie.
  2. Składki na ubezpieczenia pracownika – składka emerytalna, ubezpieczenie rentowe, składka wypadkowa.
  3. Składki na fundusz pracy oraz na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP)
  4. Świadczenia pozapłacowe – np. karta sportowa, ubezpieczenie grupowe czy prywatna opieka medyczna.
  5. Wynagrodzenie za czas nadliczbowy – w przypadku gdy pracownik pracuje dłużej, niż wynosi jego etat.
  6. Inne koszty – np. koszty szkoleń i doskonalenia zawodowego, koszty sprzętu i narzędzi pracy, koszty wynikające z przepisów BHP.

W wielu przypadkach suma składek pracodawcy może wynosić ponad 20% pensji brutto pracownika.

Składki ZUS finansowane z kieszeni pracodawcy

Jak już wspominaliśmy, pracodawca zobowiązany jest opłacać szereg składek, z których każda wynosi kilka procent całkowitej pensji. W związku z tym wysokość składek rośnie proporcjonalnie do pensji pracownika. 

Procentowa wysokość dodatkowych kosztów wynosi:

  • Emerytalne – 9,76%
  • Rentowe – 6,50%
  • Wypadkowe – 1,67%
  • FP – 2,45%
  • FGŚP – 0,1%

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) – nowy koszt pracodawcy

Kolejnym świadczeniem odprowadzanym od kwoty brutto są składki na Pracownicze Plany Kapitałowe. Jest to oczywiście świadczenie dobrowolne ale jeśli pracownik się na nie zdecyduje, właściciel firmy jest zobowiązany odprowadzać 1,5% wynagrodzenia pracownika brutto. Możliwe jest również odprowadzenie składki dodatkowej w wysokości 2%. (razem 4%).

Odliczenie kosztów zatrudnienia – czy jest możliwe?

Co do zasady kwota brutto oraz koszt składek, jaki pracodawca wypłaca na rzecz pracownika, zaliczany jest do kosztów uzyskania przychodu, dlatego istnieje możliwość ich odliczenia. 

Odliczyć można przede wszystkim:

  • Wynagrodzenie podstawowe oraz nadliczbowe wynikające ze stosunku pracy
  • Dodatkowe wydatki na zapewnienie pracownikom warunków pracy
  • Składki społeczne pracownika
  • Wydatki motywujące i uznaniowe
  • Wydatki na kształcenie pracownika

Jakie koszty związane z zatrudnieniem ponosi pracodawca w 2023 roku na podstawie wynagrodzenia minimalnego?

Wysokość minimalnego wynagrodzenia w 2023 roku wynosi 3490 zł brutto. Jeśli pracownik podpisał umowę na taką kwotę, składki pokrywane przez pracodawcę wyniosą, zgodnie z obliczeniami procentowymi 699,05 zł. Należy pamiętać jednak, że kwota wynagrodzenia minimalnego wzrośnie w tym roku jeszcze do 3600 zł, dlatego w górę pójdą również koszty pracodawcy. Przy większym wynagrodzeniu minimalnym koszt ten wyniesie 721 zł.

Leasing pracowników a minimalizacja kosztów

W związku z rosnącymi kosztami zatrudnienia pracodawcy szukają sposobów na zmniejszenie wydatków. Jednym z nich może być m.in. leasing pracowników. Dzięki niemu można obniżyć koszty w zakresie nadgodzin, absencji pracownika czy okresów wypowiedzenia. Jeśli jesteś zainteresowany tego typu zatrudnieniem, zapraszamy do kontaktu z naszą agencją pracy.

Koszt całkowity zatrudnienia pracownika – podsumowanie

Niezależnie czy podpisałeś z pracownikiem umowę zlecenie, czy umowę o pracę będziesz musiał opłacać składki na ubezpieczenie pracownika. W ramach umowy są to składki emerytalne, rentowe, wypadkowe itp. Sprawiają one, że całkowity koszt pracodawcy rośnie niemal o ponad 20% względem wypłacanego pracownikowi wynagrodzenia. Aby zminimalizować koszty związane z zatrudnieniem, możesz m.in. skorzystać z leasingu. Nasza agencja specjalizuje się w leasingu pracowników z Ukrainy dlatego jeśli chcesz optymalizować swoje wydatki, zapraszamy do kontaktu.