Zgłoszenie pracownika z Ukrainy – powiadomienie o podjęciu pracy

W Polsce pracuje ponad 755 tys. obywateli Ukrainy. Ta liczba pokazuje, że ich zatrudnienie stało się niezwykle istotnym tematem na polskim rynku pracy. W wyniku napływu dużej liczby uchodźców, polski rząd wprowadził uproszczone zasady zatrudniania obywateli Ukrainy, co umożliwiło wielu przedsiębiorcom szybkie i legalne zatrudnienie tych pracowników. W tym artykule przedstawimy, jak przebiega zgłoszenie pracownika z Ukrainy oraz jakie formalności muszą zostać spełnione, aby zgodnie z przepisami powierzyć mu pracę.

Czym więc jest zgłoszenie pracownika, o którym mowa w tytule? Pracodawca powinien powiadomić w terminie 7 dni od dnia podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy powiatowy urząd pracy właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania podmiotu o powierzeniu wykonywania pracy temu obywatelowi.

To proste zgłoszenie, zwane powiadomieniem o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, zastępuje w wielu przypadkach bardziej skomplikowane procedury, takie jak uzyskanie tradycyjnego zezwolenia na pracę.

Dlaczego jest to takie proste? Zostało to uproszczone na mocy ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym. Zgłoszenia pracownika można dokonać online za pośrednictwem strony praca.gov.pl. Dzięki temu możesz zatrudniać obywateli Ukrainy niemal natychmiast, bez konieczności czekania na długotrwałe procedury administracyjne.

Przyjrzyjmy się teraz, jak ten proces wygląda od A do Z. Oto kroki, jakie należy podjąć, aby zgodnie z przepisami zatrudnić obywatela Ukrainy:

1. Sprawdzenie legalności pobytu – przed zatrudnieniem obywatela Ukrainy, pracodawca powinien upewnić się, że cudzoziemiec przebywa legalnie na terytorium Polski. Osoby, które przybyły do Polski po 24 lutego 2022 roku w związku z konfliktem na Ukrainie, są objęte specjalną ustawą, która reguluje ich legalny pobyt.
2. Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy – w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy przez obywatela Ukrainy, pracodawca musi powiadomić powiatowy urząd pracy właściwy ze względu na miejsce prowadzenia działalności. Powiadomienie to odbywa się elektronicznie poprzez portal praca.gov.pl.
3. Umowa o pracę – zatrudnienie obywatela Ukrainy, podobnie jak każdego innego pracownika, musi być potwierdzone odpowiednią umową, np. umową o pracę. Umowa powinna określać m.in. wymiar czasu pracy, liczbę godzin pracy w tygodniu, oraz wynagrodzenie. Umowa powinna być sporządzona w języku zrozumiałym dla pracownika.
4. Zezwolenie na pobyt czasowy – w przypadku długoterminowego zatrudnienia, obywatel Ukrainy może ubiegać się o zezwolenie na pobyt czasowy, które umożliwia legalną pracę na terytorium Polski na dłuższy okres.

Więcej informacji na temat tego jak legalnie zatrudnić obywatele Ukrainy przeczytasz w artykule – Jak znaleźć pracownika z Ukrainy legalnie?

Jeśli chcesz zatrudnić obywatela Ukrainy, przede wszystkim musisz pamiętać o tych kilku kwestiach: 

• Praca może być wykonywana jedynie na terenie Polski.
• Powiadomienie musi zostać złożone do powiatowego urzędu pracy właściwego w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy przez obywatela Ukrainy.
• Zatrudniony obywatel Ukrainy musi posiadać legalny status pobytu, co oznacza, że jego pobyt musi być zgodny z przepisami prawa, np. na podstawie ochrony czasowej.
• Umowa o pracę powinna być zawarta w formie pisemnej, a jej treść musi obejmować m.in. liczbę godzin pracy, wymiar czasu pracy i wynagrodzenie.
• Praca musi być wykonywana na zasadach zgodnych z przepisami ustawy o zatrudnieniu i instytucjach rynku pracy.

Pomożemy Ci w legalnym zatrudnieniu obcokrajowców. Napisz do nas!

Powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi składa się w powiatowym urzędzie pracy właściwym ze względu na siedzibę pracodawcy lub miejsce prowadzenia działalności. Warto pamiętać, że powiadomienie to musi zostać złożone elektronicznie – najłatwiej zrobić to przez portal praca.gov.pl. Formularz zgłoszeniowy wymaga podania podstawowych informacji o pracodawcy oraz pracowniku, takich jak:

• dane osobowe pracownika,
• termin rozpoczęcia pracy,
• liczbę godzin pracy w tygodniu oraz wymiar czasu pracy,
• rodzaj umowy pomiędzy podmiotem powierzającym wykonywanie pracy a obywatelem Ukrainy.

Opłaty:

• 100 zł – to koszt złożenia oświadczenia, który należy przelać na konto bankowe Powiatowego Urzędu Pracy (PUP), gdzie składane jest oświadczenie.
• 17 zł – opłata skarbowa za pełnomocnictwo, w przypadku gdy korzystasz z usług pełnomocnika. Pieniądze należy wpłacić na konto właściwego urzędu miasta lub gminy, zgodnie z lokalizacją PUP, do którego składane jest pełnomocnictwo. Numer konta znajdziesz na stronie internetowej danego urzędu. Opłaty za pełnomocnictwo nie muszą być uiszczane, jeśli udzielasz go bliskiej rodzinie, takiej jak małżonek, dzieci, rodzice, dziadkowie, wnuki lub rodzeństwo.

Czas oczekiwania:

• 7 dni roboczych – to czas, w którym PUP rozpatruje kompletne oświadczenie w prostych sprawach, niewymagających dodatkowych wyjaśnień (czas liczony jest od dnia roboczego po złożeniu oświadczenia).
• 30 dni – dotyczy spraw, które wymagają przeprowadzenia dodatkowego postępowania wyjaśniającego.
• 2 miesiące – maksymalny czas rozpatrzenia oświadczenia w przypadkach szczególnie złożonych.

Wszystkie powyższe terminy są liczone od momentu złożenia kompletnego oświadczenia.

Odwołanie:

Jeśli starosta odrzuci wniosek o wpisanie twojego oświadczenia do ewidencji, masz prawo złożyć odwołanie w ciągu 14 dni od dnia, w którym otrzymałeś decyzję odmowną. Odwołanie należy kierować do Ministra Rodziny i Polityki Społecznej za pośrednictwem starosty, który wydał decyzję.

Nasza agencja pracy Flambir, specjalizująca się w oferowanie wykwalifikowanych pracowników tymczasowych. Zatrudnianie pracowników z zagranicy, zwłaszcza w obecnej sytuacji, wymaga znajomości przepisów prawa oraz umiejętności sprawnego poruszania się w formalnościach związanych z legalizacją pracy, dlatego warto zaufać specjalistom. 

Korzystając z pomocy Flambir, możesz liczyć na doświadczonych i dobrze przygotowanych pracowników ze wschodu bez konieczności zawracania sobie głowy formalnościami. Wybierając leasing pracowników otrzymujesz wykwalifikowaną kadrę gotową do pracy od zaraz. 

Zgłoszenie pracownika z Ukrainy i jego legalne zatrudnienie w Polsce wymaga spełnienia określonych formalności. Najważniejszym elementem jest złożenie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy w powiatowym urzędzie pracy. Procedura została znacząco uproszczona dzięki ustawie o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem, co umożliwia szybkie włączenie obywateli Ukrainy do polskiego rynku pracy.

Musisz jednak pamiętać o konieczności przestrzegania zasad dotyczących czasu pracy, umowy o pracę oraz zgłoszenia pracownika w ciągu 7 dni od dnia podjęcia pracy.