Zatrudnianie i zwalnianie pracowników – obowiązki pracodawcy

Zatrudnianie i zwalnianie pracowników to jedne z kluczowych obowiązków każdego pracodawcy. Proces ten wiąże się nie tylko z przestrzeganiem przepisów prawa pracy, ale także z właściwym prowadzeniem dokumentacji pracowniczej, dotrzymywaniem terminów i zapewnieniem pracownikowi wszystkich niezbędnych informacji i świadczeń. Rok 2024 przyniósł szereg aktualizacji w zakresie kodeksu pracy, dlatego warto zapoznać się z najnowszymi obowiązkami, które ciążą po stronie pracodawcy.

Zatrudnianie i zwalnianie pracowników to jeden z najważniejszych obszarów działalności każdej firmy, wymagający od pracodawcy znajomości przepisów prawa pracy oraz przestrzegania licznych formalności. Proces ten obejmuje nie tylko podpisanie umowy o pracę i zapewnienie bezpiecznych warunków zatrudnienia, ale także odpowiednie dokumentowanie zmian w stosunku pracy oraz przestrzeganie zasad związanych z jego rozwiązaniem. 

Zarówno przy zatrudnianiu, jak i przy zwolnieniu pracownika, na pracodawcy spoczywa szereg obowiązków, które muszą być realizowane terminowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Znajomość procedur i prawidłowe ich stosowanie pozwala uniknąć błędów, ryzyka kar oraz buduje zaufanie w relacjach z pracownikami.

Chcesz zatrudniać pracowników, ograniczając zadania działu kadr i płac? Skorzystaj z oferty agencji pracy i wybierz leasing pracowników lub rekrutację pracowników tymczasowych.

Weryfikacja danych osobowych i przygotowanie dokumentów

Proces zatrudniania pracowników rozpoczyna się od zebrania danych osobowych kandydata. Pracodawca może poprosić o wypełnienie kwestionariusza osobowego, w którym kandydat podaje m.in. imię i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe, informacje o wykształceniu oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Po podpisaniu umowy o pracę (na okres próbny, czas określony lub nieokreślony), pracownik uzupełnia dane niezbędne do dalszego prowadzenia stosunku pracy – numer PESEL, adres zamieszkania czy numer konta bankowego. Wszystkie formularze i wzory dokumentów powinny być przechowywane w aktach osobowych pracownika.

Obowiązkowe szkolenia i badania

Każdy pracownik musi przejść szkolenie BHP – zarówno ogólne, jak i stanowiskowe – oraz zostać skierowany na badania lekarskie, które potwierdzą brak przeciwwskazań do wykonywania pracy. Pracodawca ponosi koszt tych szkoleń i badań oraz zobowiązany jest udokumentować ich realizację.

Zgłoszenia do ZUS i PPK

W ciągu 7 dni od zawarcia stosunku pracy, pracodawca musi zgłosić pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. To obowiązek wynikający wprost z przepisów prawa i warunkujący m.in. dostęp do świadczeń takich jak zasiłek chorobowy czy emerytalny. Dodatkowo, po 90 dniach pracy, pracodawca zgłasza pracownika do Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK), chyba że pracownik złożył wcześniej rezygnację z uczestnictwa.

Informacja o warunkach zatrudnienia

Zgodnie z aktualnymi przepisami, do 7 dni od rozpoczęcia pracy pracodawca jest zobowiązany przekazać pracownikowi szczegółową informację o warunkach zatrudnienia – obejmującą m.in. normy czasu pracy, przysługujące przerwy, zasady wynagradzania czy długość wypowiedzenia. W przypadku zmiany tych warunków, informacje te muszą być aktualizowane na bieżąco.

Proces rozwiązania stosunku pracy musi być prowadzony z najwyższą starannością, w zgodzie z obowiązującymi przepisami kodeksu pracy. Zwolnienia można przeprowadzić w różnych trybach: wypowiedzenie umowy o pracę, rozwiązanie umowy za porozumieniem stron lub tzw. praca bez wypowiedzenia (np. w przypadku ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych).

Wypowiedzenie umowy o pracę

Wypowiedzenie umowy to najczęściej stosowana forma rozwiązania stosunku pracy. Obowiązują tu konkretne terminy wypowiedzenia, które zależą m.in. od stażu pracy i rodzaju zawartej umowy. Pracodawca zobowiązany jest do zachowania odpowiedniego okresu wypowiedzenia, który może wynosić od 2 tygodni do nawet 3 miesięcy.

Zwolnienia grupowe

W przypadku trudnej sytuacji ekonomicznej firmy, pracodawca może być zmuszony do przeprowadzenia zwolnień grupowych. Procedura ta wiąże się z koniecznością poinformowania związków zawodowych (lub przedstawicieli pracowników) oraz powiatowego urzędu pracy. Następnie prowadzone są konsultacje, które powinny zakończyć się podpisaniem porozumienia lub wprowadzeniem regulaminu zwolnień. Dopiero po ich zakończeniu możliwe jest wręczanie wypowiedzeń.

Pracownikom przysługuje wtedy odprawa pieniężna, której wysokość zależy od stażu pracy i nie może przekraczać 15-krotności wynagrodzenia minimalnego.

Ochrona szczególnych grup pracowników

Nie wszyscy pracownicy mogą zostać zwolnieni w zwykłym trybie. Osoby w okresie ochronnym (np. kobiety w ciąży, pracownicy w wieku przedemerytalnym) podlegają szczególnej ochronie. W takich przypadkach możliwe jest jedynie wypowiedzenie zmieniające, np. w zakresie stanowiska czy wysokości wynagrodzenia. W razie obniżki pensji, pracodawca zobowiązany jest do wypłacenia dodatku wyrównawczego.

Pomożemy Ci w legalnym zatrudnieniu obcokrajowców. Napisz do nas!

Cały proces zatrudnienia i rozwiązywania stosunku pracy powinien być właściwie udokumentowany. Warto korzystać z nowoczesnych systemów HR, które automatyzują procesy, przypominają o terminach i umożliwiają przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej. Dzięki nim pracodawca nie przeoczy żadnego obowiązku wynikającego z przepisów.

W przypadku pracowników tymczasowych zatrudnianych przez agencje pracy, cały proces formalny – od rekrutacji, przez podpisanie umowy, aż po zakończenie współpracy – leży po stronie agencji. Dla pracodawcy użytkownika oznacza to minimum zaangażowania i odpowiedzialności. Nie musi on martwić się o kwestie kadrowo-płacowe, dokumentację czy formalności związane ze zwolnieniem pracownika. Wszystkimi tymi aspektami zarządza agencja pracy tymczasowej, co znacznie upraszcza i przyspiesza cały proces zatrudnienia.

Dzięki naszej pomocy unikniesz żmudnych formalności związanych z zatrudnianiem pracowników oraz rozwiązywaniem umów o pracę. Przejmujemy na siebie obowiązki wynikające z aktualnych przepisów, w tym zmodyfikowanych zasad ochrony danych osobowych, przepisów dotyczących pracy zdalnej, czy nowych regulacji w zakresie kontroli trzeźwości. 

Nasze usługi to kompleksowe podejście do procesów rekrutacji i optymalizacji zatrudnienia, co szczególnie docenią wszyscy pracodawcy. W naszej agencji przede wszystkim specjalizujemy się w leasingu pracowników oraz rekrutacji pracowników tymczasowych. Flambir to więcej niż agencja – to partner w budowaniu efektywnego i bezpiecznego środowiska pracy.

Zatrudnianie i zwalnianie pracowników to odpowiedzialne zadania, które wymagają znajomości przepisów, terminowości i dbałości o szczegóły. Niezależnie od tego, czy pracodawca zamierza zatrudniać nowych pracowników, czy rozwiązywać stosunek pracy, musi działać zgodnie z kodeksem pracy oraz zapewnić pełne poszanowanie praw pracowniczych. Korzystając z gotowych wzorów dokumentów, wsparcia systemów kadrowo-płacowych i aktualnych informacji prawnych, można skutecznie zarządzać procesami zatrudnienia i zwolnień w firmie.