Wyrównanie pensji minimalnej przez pracodawcę – czy to obowiązek?

W Polsce minimalne wynagrodzenie za pracę jest regulowane przepisami prawa i określa najniższą kwotę, jaką pracodawca musi wypłacić pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę. W 2025 roku minimalne wynagrodzenie wzrośnie od stycznia do 4666 zł. Zmiany te rodzą pytania o obowiązek wyrównania wynagrodzenia w przypadku, gdy wynagrodzenie pracownika jest niższe od nowej stawki minimalnej. 

To samo dotyczy agencji pracy, które zatrudniają pracowników tymczasowych. W artykule szczegółowo omówimy, kiedy i na jakich zasadach pracodawca musi dokonać wyrównania, jakie składniki wynagrodzenia są uwzględniane, oraz jak zmiany minimalnej pensji wpływają na firmy korzystające z usług agencji pracy.

Pracodawca ma obowiązek zapewnić, aby wynagrodzenie każdego pracownika zatrudnionego na pełny etat nie było niższe od ustawowo określonego minimalnego wynagrodzenia za pracę. W przypadku gdy wypłacona pensja nie osiąga wymaganego poziomu, konieczne jest wyrównanie do wysokości minimalnej. 

Uzupełnienie wynagrodzenia obejmuje wszystkie składniki, które są wliczane do płacy minimalnej, i musi zostać dokonane w terminie wypłaty wynagrodzenia za dany miesiąc. Wyrównanie to stanowi różnicę między sumą składników wynagrodzenia a obowiązującą wysokością minimalnego wynagrodzenia, zapewniając pracownikowi ochronę wynikającą z przepisów prawa pracy.

Minimalne wynagrodzenie za pracę to kluczowe świadczenie przysługujące każdemu pracownikowi zatrudnionemu w pełnym wymiarze czasu pracy na podstawie umowy o pracę. Obejmuje ono wynagrodzenie zasadnicze oraz inne składniki wynagrodzenia i świadczenia.

Wysokość minimalnego wynagrodzenia w 2024 i w 2025 roku

• Od 1 lipca 2024 r. – 4300 zł brutto.
• Od 1 stycznia 2025 r. – 4666 zł brutto.

Dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy minimalne wynagrodzenie jest ustalane proporcjonalnie do wymiaru etatu. Przykładowo, osoba zatrudniona na ¼ etatu w drugim półroczu 2024 roku musi otrzymać – 1075 zł a w 2025 roku 1166,50 zł

Przy ustalaniu, czy pracownik otrzymuje wynagrodzenie na poziomie minimalnym, uwzględnia się różne składniki wynagrodzenia, takie jak:

• Wynagrodzenie zasadnicze (godzinowe, prowizyjne lub miesięczne),
• Dodatki funkcyjne,
• Premie i nagrody regulaminowe lub uznaniowe,
• Ekwiwalenty za urlop wypoczynkowy,
• Dodatki wyrównawcze w przypadku wypadku przy pracy lub choroby zawodowej.

Pomożemy Ci w legalnym zatrudnieniu obcokrajowców. Napisz do nas!

Niektóre świadczenia nie są wliczane do minimalnej pensji, np.:

• Wynagrodzenie za nadgodziny,
• Dodatek za pracę w nocy,
• Odprawy i świadczenia emerytalne,
• Świadczenia pozapłacowe, np. pakiety medyczne,
• Świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Pracodawca ma obowiązek zapewnić, aby wynagrodzenie pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy nie było niższe od ustawowego minimum. Jeśli wynagrodzenie w danym miesiącu, z uwagi na terminy wypłat niektórych składników wynagrodzenia lub rozkład czasu pracy, jest niższe od minimalnej kwoty, pracodawca musi dokonać wyrównania.

Wynagrodzenie a różnice w czasie pracy

Jeżeli w danym miesiącu pracownik nie przepracował pełnego wymiaru czasu pracy, na przykład z powodu zwolnienia lekarskiego, wyrównanie do płacy minimalnej nie jest wymagane. Przysługuje wynagrodzenie za pełny miesięczny wymiar pracy tylko w sytuacji, gdy pracownik faktycznie przepracował ten czas. Obowiązek wyrównania nie obejmuje okresów, w których nie przypada pełna liczba godzin pracy do przepracowania.

Wyrównanie wypłaca się za każdy miesiąc, w którym wynagrodzenie pracownika było niższe od minimalnego. Dotyczy to sytuacji, w których:

1. Wynagrodzenie zasadnicze i inne składniki wynagrodzenia nie sumują się do wymaganego poziomu.
2. Pracownik nie otrzymał dodatków, które zwykle podnoszą wysokość wynagrodzenia, np. premii.

Przykład 1
Pan Jan otrzymuje wynagrodzenie składające się z pensji zasadniczej (2500 zł), dodatku funkcyjnego (1000 zł) i dodatku za dojazdy (400 zł). W sierpniu 2024 roku nie przysługiwał mu dodatek za dojazdy, przez co jego wynagrodzenie wyniosło 4000 zł. W tym przypadku pracodawca ma obowiązek dokonać wyrównania do poziomu minimalnego wynagrodzenia 4300 zł, co oznacza uzupełnienie w wysokości 300 zł.

Zasady statystyki zatrudnienia i wynagrodzeń

Pracodawca musi również pamiętać o zasadach statystyki zatrudnienia i wynagrodzeń określonych przez przepisy. Wysokość wynagrodzenia pracownika w danym miesiącu oraz ewentualne wyrównanie do minimalnej płacy powinny być prawidłowo odnotowane w dokumentacji, co pozwala na przejrzystość w rozliczeniach i zgodność z przepisami prawa pracy. Dbałość o terminową wypłatę wynagrodzeń oraz wyrównań minimalnych jest kluczowa dla prawidłowej polityki kadrowo-płacowej przedsiębiorstwa.

Zmiana wysokości minimalnego wynagrodzenia dotyczy również agencji pracy tymczasowej, które zatrudniają pracowników na potrzeby innych firm. Agencje pracy mają obowiązek zapewnienia swoim pracownikom wynagrodzenia zgodnego z aktualnymi przepisami, co oznacza konieczność podniesienia wynagrodzeń tymczasowych pracowników wraz ze wzrostem minimalnej krajowej.

Wpływ na firmy korzystające z pracowników tymczasowych

Podniesienie minimalnej stawki godzinowej i miesięcznej wpływa również na koszty przedsiębiorstw korzystających z usług agencji. Agencje pracy są zmuszone zwiększać swoje stawki, aby móc pokryć wyższe wynagrodzenie pracowników tymczasowych, uwzględniając m.in.:

• Wynagrodzenie zasadnicze,
• Składniki wynagrodzenia, takie jak premie,
• Koszty składek ZUS i inne obowiązkowe świadczenia.

Firmy korzystające z leasingu pracowników muszą więc uwzględnić w swoich budżetach wyższe koszty, wynikające z konieczności dostosowania się agencji pracy do nowych przepisów.

Przykład 2
Firma XYZ korzysta z usług agencji pracy, która zatrudnia pracowników tymczasowych na stanowisku magazyniera. W lipcu 2024 roku koszt wynagrodzenia dla pracownika wynosił 4300 zł brutto, jednak od stycznia koszt wzrósł do 4600 zł brutto. Agencja pracy podniosła swoją stawkę za usługę, co przełożyło się na wyższe koszty dla firmy XYZ.

Brak wyrównania do minimalnego wynagrodzenia jest naruszeniem przepisów prawa pracy i może skutkować poważnymi konsekwencjami dla pracodawcy, w tym:

• Grzywnami nakładanymi przez Państwową Inspekcję Pracy,
• Odpowiedzialnością finansową za zaległe wyrównania,
• Negatywnym wpływem na wizerunek pracodawcy.

Jeśli poszukujesz elastycznych rozwiązań kadrowych i zależy Ci na najwyższej jakości obsługi, Agencja Pracy Flambir to idealny wybór. Dzięki usłudze leasingu pracowników zyskujesz dostęp do wykwalifikowanej kadry tymczasowej, gotowej do podjęcia pracy w Twojej firmie od zaraz. 

Flambir zapewnia kompleksową obsługę – od rekrutacji, przez formalności kadrowo-płacowe, aż po terminowe odprowadzanie składek ZUS. Dzięki temu możesz skupić się na rozwijaniu biznesu, a kwestię zatrudnienia pozostawić w rękach profesjonalistów. Postaw na sprawdzone rozwiązania i ciesz się efektywnością oraz elastycznością oferowaną przez Flambir.

Podniesienie minimalnego wynagrodzenia w 2024 roku nakłada na pracodawców i agencje pracy obowiązek dostosowania wynagrodzeń do nowych przepisów. Pracodawcy muszą pamiętać, że wyrównanie do minimalnego wynagrodzenia obejmuje zarówno wynagrodzenie zasadnicze, jak i inne składniki wynagrodzenia, a uzupełnienie wynagrodzenia do wymaganej wysokości powinno nastąpić w terminie wypłaty wynagrodzenia. 

Firmy korzystające z pracowników tymczasowych muszą liczyć się z wyższymi kosztami usług agencji pracy, które również są zobowiązane do stosowania przepisów o minimalnej pensji. Właściwe planowanie i dostosowanie polityki wynagrodzeń pozwolą uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji prawnych i finansowych.