Wynajem mieszkania dla pracownika – jak to zorganizować i na co zwrócić uwagę?

Wynajem mieszkania dla pracownika to popularna praktyka wśród firm, które chcą przyciągnąć i zatrzymać najlepszych pracowników. Jest to korzystne rozwiązanie zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika, zwłaszcza w sytuacjach, gdy pracownik musi przenieść się do innej miejscowości w związku z nowym miejscem pracy. 

Wynajem lokalu mieszkalnego wiąże się jednak z różnymi aspektami prawnymi, podatkowymi i finansowymi, o których warto pamiętać. Jak zorganizować wynajem mieszkania dla pracownika, jakie przepisy regulują ten proces i jak wpłynie to na koszty uzyskania przychodów firmy? Oto kluczowe informacje.

Wynajem lokalu mieszkalnego dla pracownika przynosi korzyści obu stronom. Oto najważniejsze powody, dla których wynajem mieszkania dla pracowników może być opłacalnym rozwiązaniem:

1. Przyciągnięcie i zatrzymanie dobrych pracowników
   Wynajem mieszkania może być atrakcyjnym elementem pakietu wynagrodzeń, szczególnie dla pracowników przyjeżdżających z innych miast lub krajów. Dodatkowe świadczenie, takie jak mieszkanie, może być czynnikiem decydującym przy wyborze pracy i lojalności wobec pracodawcy.
2. Zredukowanie kosztów przeprowadzki
   Wynajem lokalu dla pracownika pomaga mu w przeprowadzce do nowej lokalizacji bez konieczności ponoszenia wysokich kosztów zakupu mieszkania lub wynajmu na własny rachunek. To także zmniejszenie ryzyka, że pracownik zrezygnuje z pracy z powodu problemów z zakwaterowaniem.
3. Zwiększenie komfortu pracownika
   Zapewnienie lokalu mieszkalnego pracownikowi może znacząco wpłynąć na jego komfort życia, co przekłada się na efektywność pracy. Dzięki wynajęciu mieszkania przez firmę, pracownik nie musi martwić się o znalezienie odpowiedniego lokalu i może skupić się na pracy.

Zapewnienie mieszkania to dobra forma na utrzymanie pracowników i zmniejszenie rotacji kadrowej. Jeśli chcesz poznać inne sposoby na ograniczenie rotacji koniecznie przeczytaj ten artykuł – Rotacja pracowników – Jak ją zmniejszyć?

W pierwszej kolejności należy zrozumieć, że wynajmując lokal mieszkalny, pracodawca pełni rolę najemcy wobec właściciela nieruchomości. Kluczową kwestią jest zawarcie odpowiedniej umowy najmu, która pozwala na podnajem lub użyczenie lokalu osobom trzecim, czyli pracownikom. 

Zgodnie z Kodeksem cywilnym, najemca nie może bez zgody właściciela lokalu oddać go do użytkowania osobom trzecim. Dlatego w umowie najmu należy uwzględnić zapis o takiej możliwości. W przeciwnym razie udostępnienie mieszkania pracownikowi bez zgody właściciela może być niezgodne z prawem.

Warto podkreślić, że przepisy ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów (dalej „Ustawa”) chronią osoby korzystające z lokali mieszkalnych na podstawie umów najmu. O ile sam pracodawca jako podmiot gospodarczy wynajmujący lokal nie podlega przepisom tej ustawy, to pracownik, któremu zostanie udostępnione mieszkanie, zyskuje status lokatora. 

Skutkiem tego jest konieczność stosowania się do przepisów ograniczających możliwość wypowiedzenia umowy najmu czy ustalania wysokości czynszu, a także przepisów dotyczących zapewnienia lokalu zastępczego w określonych sytuacjach.

Pomożemy Ci w legalnym zatrudnieniu obcokrajowców. Napisz do nas!

Pracodawca może udostępnić lokal mieszkalny pracownikowi na dwa sposoby: odpłatnie lub nieodpłatnie. Wybór formy zależy zarówno od porozumienia z pracownikiem, jak i od analiz podatkowych. W przypadku odpłatnego udostępnienia lokalu, sytuacja prawna jest bardziej złożona, ponieważ zastosowanie mają przepisy związane z najmem lokali.

Pracownik jako lokator zyskuje prawo do ochrony na podstawie art. 11 Ustawy, która reguluje wypowiedzenie umowy najmu. Dodatkowo odpłatne udostępnienie mieszkania może generować konieczność rozliczenia przychodu po stronie pracodawcy, co może mieć wpływ na zobowiązania podatkowe, w tym kwestie VAT oraz ZUS.

W przypadku nieodpłatnego udostępnienia, gdzie pracownik korzysta z lokalu bez obowiązku opłacania czynszu (lub pokrywa jedynie koszty eksploatacyjne, np. media), sytuacja jest bardziej korzystna dla pracodawcy, ponieważ wielu obowiązków wynikających z Ustawy nie trzeba będzie stosować. 

Nieodpłatne korzystanie z lokalu może jednak prowadzić do powstania tzw. nieodpłatnego świadczenia po stronie pracownika, co wiąże się z koniecznością rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT). Świadczenie to należy wycenić i doliczyć do przychodów pracownika, które podlegają opodatkowaniu.

Udostępnienie mieszkania przez pracodawcę pracownikowi niesie za sobą konsekwencje podatkowe zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy. W przypadku odpłatnego udostępnienia mieszkania pracodawca może zaliczyć koszty najmu do kosztów uzyskania przychodu. Należy jednak uwzględnić również ewentualne koszty związane z mediami czy konserwacją lokalu.

Jeśli mieszkanie jest udostępniane nieodpłatnie, to wartość tego świadczenia traktowana jest jako przychód pracownika. Przychód ten należy uwzględnić w jego rozliczeniu PIT, a pracodawca jest zobowiązany do odprowadzenia składek na ZUS od tego świadczenia, chyba że świadczenie podlega wyłączeniom wynikającym z przepisów o składkach.

W przypadku, gdy pracodawca udostępnia mieszkanie na zasadzie odpłatnej, powstaje obowiązek naliczenia podatku VAT od tego świadczenia, o ile najem podlega VAT. Natomiast wartość świadczeń nieodpłatnych, takich jak udostępnienie lokalu bez pobierania czynszu, powinna być traktowana jako przychód pracownika w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT).

Warto tutaj podkreślić, że zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, niektóre świadczenia pracownicze mogą być zwolnione z podatku dochodowego, jednak zwolnienie to nie zawsze ma zastosowanie do udostępnienia mieszkań służbowych. Przykładowo, zwolnienie może dotyczyć sytuacji, gdy lokal służy pracownikowi wyłącznie do celów służbowych, jednak jeśli jest on wykorzystywany na cele mieszkalne, przeważnie trzeba liczyć się z koniecznością opodatkowania świadczenia.

Jeśli wynajem mieszkania dla pracownika jest traktowany jako nieodpłatne świadczenie, wartość tego świadczenia może również podlegać składkom na ZUS. Składka ZUS od wynagrodzenia pracownika może obejmować także wartość wynajętego mieszkania, o ile mieszkanie jest udostępnione w związku z wykonywaną pracą. Pracodawca musi uwzględnić to w rozliczeniach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i odpowiednio naliczyć składki od wynagrodzenia brutto.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), przychodami ze stosunku pracy, stosunku służbowego, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze lub ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania. Do przychodów zaliczają się między innymi:

• wynagrodzenie zasadnicze,
• wynagrodzenie za godziny nadliczbowe,
• dodatki i nagrody,
• ekwiwalenty za niewykorzystany urlop,
• świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika,
• wartość nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo płatnych.

Udostępnienie lokalu mieszkalnego pracownikowi stanowi przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń, jeżeli pracownik nie ponosi żadnych kosztów, lub z tytułu świadczeń częściowo płatnych, jeżeli pracownik pokrywa jedynie część kosztów wynajmu.

Co to jest nieodpłatne świadczenie?

Przepisy ustawy o PIT nie definiują wprost, czym jest nieodpłatne świadczenie. Zgodnie jednak z uchwałą Naczelnego Sądu Administracyjnego z 16 października 2006 roku (FPS 1/06), nieodpłatne świadczenie obejmuje wszelkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których skutkiem jest uzyskanie korzyści przez pracownika kosztem innego podmiotu, czyli pracodawcy.

Umowa, na podstawie której pracodawca udostępnia lokal mieszkalny pracownikowi, powinna precyzować czas jej trwania. Najczęściej tego typu umowy zawierane są na czas określony, np. na czas trwania stosunku pracy. Takie rozwiązanie daje większą pewność zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi. W razie zakończenia stosunku pracy, umowa wygasa automatycznie, a pracownik ma obowiązek zwrócić lokal.

Pracodawca powinien również jasno określić, jakie osoby mogą zamieszkiwać w udostępnionym lokalu. Lokal mieszkalny może być użytkowany nie tylko przez pracownika, ale również przez jego najbliższą rodzinę – współmałżonka oraz dzieci. Dlatego też pracodawca powinien zobowiązać pracownika do przedstawienia listy osób, które będą wspólnie z nim zamieszkiwać, i określić, czy możliwe jest udostępnienie mieszkania osobom spoza tej listy.

Kluczowym aspektem dla pracodawcy jest zabezpieczenie się na wypadek, gdy pracownik odmówi zwrotu mieszkania po zakończeniu stosunku pracy. Aby uniknąć trudności związanych z egzekucją, pracodawca może skorzystać z instytucji najmu instytucjonalnego, jeśli prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wynajmu nieruchomości. 

W innych przypadkach warto uzyskać od pracownika oświadczenie w formie aktu notarialnego, w którym pracownik zobowiąże się do zwrotu lokalu i poddania się egzekucji w razie konieczności. Pracodawca powinien także rozważyć pobranie odpowiedniej kaucji, która pokryje ewentualne zobowiązania wobec właściciela mieszkania w przypadku problemów z opróżnieniem lokalu.

W agencji pracy Flambir dbamy o pełny komfort pracowników, którzy muszą dojeżdżać z odległych miejscowości, oferując im zakwaterowanie blisko Twojej firmy. Dzięki temu nie musisz martwić się organizacją wynajmu mieszkań – my zajmujemy się wszystkim. Nasze rozwiązania gwarantują, że każdy pracownik będzie miał zapewnione wygodne mieszkanie w dogodnej lokalizacji, co pozwoli mu w pełni skupić się na pracy, a Tobie na rozwijaniu swojego biznesu. Skorzystaj z naszej oferty leasingu pracowników ciesz się z wykwalifikowanej kadry!

Wynajem mieszkania dla pracownika to korzystne rozwiązanie, które może przynieść korzyści zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi. Należy jednak pamiętać o kwestiach podatkowych, takich jak opodatkowanie nieodpłatnych świadczeń oraz podatek VAT od wynajmu lokalu. 

Kluczowe jest także odpowiednie przygotowanie umowy najmu oraz uwzględnienie wynajmu w rozliczeniach podatkowych firmy. Wynajem mieszkania dla pracownika to również wydatek, który może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, co zmniejsza obciążenia podatkowe firmy.