Pracownicy na zastępstwo a umowa na zastępstwo

Jeśli prowadzisz firmę, na pewno nie raz już spotkałeś się z sytuacją, że z powodu choroby czy innych losowych sytuacji Twój pracownik musiał pójść na dłuższe zwolnienie. Na szczęście polskie prawo daje skuteczne możliwości na radzenie sobie w takich przypadkach. Między innymi pozwala zatrudnić pracownika na zastępstwo. 

Kim są pracownicy na zastępstwo? Jak wygląda i czym charakteryzuje się umowa na zastępstwo? Czy leasing pracowników to dobry sposób na zapełnienie takich luk kadrowych i uniknięcie przestojów firmie? Na te pytanie odpowiemy w poniższym artykule.

Jak sama nazwa wskazuje pracownicy na zastępstwo to osoby zatrudnione na czas nieobecności stałych pracowników, którzy z różnych przyczyn nie mogą pełnić swoich obowiązków. Zastępca wykonuje te same obowiązki i pracuje na tym samym stanowisku co osoba, którą zastępuje. Natomiast umowa na zastępstwo jest zawierana na czas określony, który zazwyczaj kończy się w momencie powrotu zastępowanego pracownika do pracy.

Skoro wiesz już, kim dokładnie jest pracownik na zastępstwo, możemy omówić umowę, jaką należy z nim zawrzeć. Umowa na zastępstwo, choć jest umową o pracę, ma pewne cechy, które ją wyróżniają. Przede wszystkim nie jest wyodrębniona jako osobny rodzaj umowy w przepisach prawa, ale uznawana jest za podtyp umowy o pracę na czas określony. 

Osoba zatrudniona na podstawie tzw. umowy na zastępstwo nie musi mieć identycznego wymiaru czasu pracy oraz zakresu zadań jak osoba zastępowana. Różnice w tym zakresie nie mogą jednak prowadzić do sytuacji, w której faktycznie przestajemy mówić o zastępowaniu nieobecnego pracownika.

No dobrze, to w takim razie co powinna zawierać odpowiednio przygotowana umowa na zastępstwo? Aby była zgodna z przepisami prawa pracy, powinno się w niej znaleźć kilka kluczowych elementów. Przede wszystkim należy dokładnie oznaczyć strony umowy, czyli pracodawcę oraz pracownika. W umowie powinny się również znaleźć informacje o rodzaju umowy (umowa na zastępstwo) oraz data jej zawarcia. Kluczowe są również warunki pracy i płacy, które obejmują:

• rodzaj pracy, którą będzie wykonywał pracownik zastępujący,
• miejsce wykonywania pracy,
• wynagrodzenie za pracę, w tym jego składniki,
• wymiar czasu pracy,
• termin rozpoczęcia pracy.

Warto zaznaczyć, że pracodawca może ustalić czas trwania umowy na zastępstwo na krótszy okres niż przewidywana nieobecność zastępowanego pracownika. W przypadku potrzeby przedłużenia zatrudnienia zastępcy, możliwe jest podpisanie kolejnej umowy na zastępstwo. 

Wynagrodzenie pracownika zastępującego

Oczywiste jest, że wynagrodzenie pracownika zatrudnionego na umowę o zastępstwo powinno być adekwatne do rodzaju wykonywanej pracy oraz posiadanego doświadczenia i kwalifikacji, podobnie jak w przypadku pozostałych form zatrudnienia. 

Jako pracodawca musisz zadbać o to, aby pracownik na zastępstwo nie był dyskryminowany pod względem wynagrodzenia w porównaniu do innych pracowników wykonujących podobną pracę.

Pomożemy Ci w legalnym zatrudnieniu obcokrajowców. Napisz do nas!

Podczas zawierania umowy na zastępstwo, szczególnie gdy zastępowany pracownik przebywa na urlopie, można jasno określić czas trwania umowy, ponieważ termin powrotu pracownika z urlopu jest zazwyczaj znany. Jednak w przypadku nieprzewidzianych sytuacji, takich jak przedłużenie urlopu, pracodawca może potrzebować elastyczności w przedłużeniu umowy na zastępstwo.

A co w przypadku gdy zatrudniona na zastępstwo kobieta zajdzie w ciąże? Zgodnie z art. 177 § 31 Kodeksu pracy, umowa na zastępstwo nie musi być przedłużona do dnia porodu, jeśli wygaśnie po upływie trzeciego miesiąca ciąży pracownicy zatrudnionej na tej podstawie. 

Jeśli jednak umowa na zastępstwo będzie nadal obowiązywać w dniu porodu i po nim, pracodawca nie będzie mógł jej wypowiedzieć, ponieważ pracownica będzie chroniona zgodnie z art. 177 Kodeksu pracy. 

Gdy pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim przez długi czas, pracodawca może rozważyć rozwiązanie z nim umowy o pracę zgodnie z art. 53 Kodeksu pracy. W takiej sytuacji umowa na zastępstwo może zawierać zapis zastrzegający możliwość zakończenia stosunku pracy w przypadku rozwiązania umowy z zastępowanym pracownikiem. 

Jak każda inna forma zatrudnienia również umowa na zastępstwo ma swoje zalety i wady. Zaletą jest to, że automatycznie wygasa w dniu powrotu zastępowanego pracownika do pracy, co upraszcza formalności. Dodatkowo nie jest limitowana okresem 33 miesięcy ani trzema umowami na czas określony. Z drugiej strony, umowa na zastępstwo, jako umowa o pracę, wiąże się z koniecznością przeprowadzenia szkoleń BHP i badań wstępnych, co może generować dodatkowe koszty dla pracodawcy.

Jeśli potrzebujesz uzupełnić braki kadrowe, ale nie chcesz zawierać umów na zastępstwa, możesz skorzystać np. z leasingu pracowników, o czym opowiemy w dalszej części artykułu. 

Umowę na zastępstwo można rozwiązać przed jej zakończeniem na kilka sposobów. Obie strony mogą porozumieć się co do zakończenia umowy w dowolnym momencie jej trwania. Możliwe jest również rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia, jeśli wina leży po stronie pracownika lub pracodawcy. Ostatnią opcją jest wypowiedzenie umowy przed jej końcem, co wiąże się z okresem wypowiedzenia. Okres wypowiedzenia w przypadku umowy na zastępstwo jest taki sam, jak dla umów na czas nieokreślony i wynosi:

• 2 tygodnie, jeśli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,
• 1 miesiąc, gdy zatrudnienie trwało co najmniej 6 miesięcy,
• 3 miesiące, jeśli pracownik był zatrudniony przez co najmniej 3 lata.

Warto dodać, że wcześniejszy przepis przewidywał tylko 3-dniowy okres wypowiedzenia dla umów na zastępstwo.

Częstym przypadkiem przedwczesnego zakończenia umowy na zastępstwo jest powrót do pracy zastępowanego pracownika (np. po zakończeniu urlopu macierzyńskiego lub powrocie ze zwolnienia lekarskiego).

Doskonale rozumiemy, że znalezienie odpowiednich pracowników na zastępstwo może być wyzwaniem, zwłaszcza jeśli jest to proces nagły i wymagający szybkiej reakcji. W takich sytuacjach warto skorzystać z usług profesjonalnej agencji pracy, takiej jak Flambir. 

Nasza agencja specjalizuje się w szybkiej rekrutacji pracowników na czasowe stanowiska, zapewniając firmom niezbędną elastyczność i ciągłość działania. Sprawdź naszą ofertę leasingu pracowników i ciesz z zachowania ciągłość trwających procesów w twoim biznesie. 

Więcej na temat wynajmu i leasingu pracowników przeczytasz między innymi w tym artykule: Wynajem pracowników – cennik w 2024 roku

Umowa na zastępstwo to elastyczne rozwiązanie, które pozwala firmom zachować ciągłość pracy w przypadku nieobecności stałych pracowników. Choć nie jest wyodrębniona jako osobny rodzaj umowy, ma wiele specyficznych cech, które czynią ją korzystnym narzędziem zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Przed zawarciem takiej umowy warto jednak dokładnie przeanalizować wszystkie aspekty i zastanowić się, czy lepiej nie skorzystać możliwości zatrudnienia pracowników na zastępstwo w formie leasingu z agencji pracy.