Koszt pracownika w 2023 roku – jak obniżyć koszty zatrudnienia?

Każdy pracodawca zatrudniający pracownika musi liczyć się z poniesieniem kosztów jego wynagrodzenia. Czasem jednak może zdarzyć się, że koszt pracownika jest zbyt wysoki na aktualne możliwości finansowe firmy. Jak więc można obniżyć łączne koszty zatrudnienia pracownika w 2023 roku? Czy mogą w tym pomóc pracownicy z Ukrainy lub leasing pracowników? W tym artykule dowiesz się, jaki jest koszt pracownika zatrudnionego na każdym rodzaju umowy oraz jak skutecznie obniżyć koszty jego zatrudnienia.
Całkowity koszt zatrudnienia pracownika w 2023 roku – co się na niego składa?
Łączny koszt zatrudnienia pracownika składa się z wielu elementów, zarówno dla pracodawcy, jak i dla samego pracownika. Poniżej wymieniamy najważniejsze rodzaje składki ZUS finansowane z kosztów pracy:
- Wynagrodzenie brutto – to podstawowe wynagrodzenie, jakie pracownik otrzymuje za pracę przed potrąceniem podatków i składek.
- Składki społeczne – pracodawcy są zobowiązani do odprowadzania składek społecznych, które finansują systemy ubezpieczeń społecznych, emerytalnych, zdrowotnych, itp.
- Dodatki i premie – jeśli pracownik otrzymuje dodatkowe świadczenia, takie jak premie, dodatki za nadgodziny itp., to są one również częścią kosztów zatrudnienia.
- Benefity pracownicze – w niektórych firmach pracownicy mogą otrzymywać dodatkowe korzyści, takie jak ubezpieczenie zdrowotne, ubezpieczenie na życie, karty sportowe, itp. Dodatkowe koszty tych benefitów są również wliczane w koszty zatrudnienia.
- Koszty szkolenia BHP i rozwoju – pracodawcy często inwestują w szkolenia i rozwój swoich pracowników, aby zwiększyć ich kompetencje. Koszty szkoleń mogą stanowić część kosztów zatrudnienia.
- Koszty administracyjne – to ukryte koszty zatrudnienia pracownika związane z zarządzaniem kadrami i płacami, w tym prowadzenie dokumentacji, księgowość związana z wynagrodzeniami, badania lekarskie itp.
- Koszty związane z infrastrukturą i wyposażeniem – koszt utrzymania pracownika to również zapewnienie odpowiedniego wyposażenia i środowiska pracy dla pracowników.
Składki ZUS – dodatkowe koszty pracodawcy
Poza standardowymi składkami, potrącanymi z wynagrodzenia pracownika, istnieją również składki finansowane z kieszeni przedsiębiorcy, które znacząco wpływają na całkowity koszt zatrudnienia. Przedsiębiorcy są zobowiązani do opłacania różnych składek ZUS, które stanowią obowiązkowe wymogi związane z prowadzeniem zakładu pracy. Zaliczamy do nich przede wszystkim:
- składka emerytalna
- składka rentowa
- składka wypadkowa
- fundusz pracy
- fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych
Wynagrodzenie pracownika
Podstawą kosztu utrzymania pracownika w firmie jest przede wszystkim jego wynagrodzenie netto. Ta część całego kosztu pracownika stanowi jej największy procent.
Pracownicze Plany Kapitałowe – inne koszty związane z zatrudnieniem pracownika
W ostatnich latach dodatkowym kosztem pracodawcy może być również PPK, jeśli jego pracownicy wyraził chęć dołączenia do tego programu. Jest on złożony z dwóch części: wpłat pracownika oraz wpłat przedsiębiorcy. Część wpłaty jest potrącana z wynagrodzenia pracownika, podobnie jak to ma miejsce w przypadku składek ZUS. Jednakże pracodawca również musi zainwestować w ten program, co stanowi dodatkowe obciążenie finansowe dla firmy.
Koszt umowy zlecenia a umowa o pracę
Wbrew pozorom koszty pracownika na umowie zlecenie, są takie same, co w przypadku pracownika na umowę o pracę. W jednym jak i w drugim przypadku pracodawca ponosi koszty ubezpieczenia pracownika. Warto pamiętać, że od tej reguły są także wyjątki.
Nie płacisz składek z tytułu ubezpieczeń społecznych, jeśli zatrudniasz:
- studenta do 26. roku życia,
- ucznia szkoły ponadpodstawowej.
W innych przypadkach musisz opłacić poniższe składki:
- ubezpieczenie emerytalne,
- składka rentowa,
- ubezpieczenie wypadkowe.
Pamiętaj również że w obu przypadku musisz opłacić ubezpieczenie chorobowe. Ubezpieczenie zdrowotne, w tym przypadku jest dobrowolne.
Koszt zatrudnienia pracownika B2B
Całkiem inaczej wygląda sytuacja z kosztami pracownika zatrudnionego na tzw. umowie B2B, czyli kolejnej umowie cywilnoprawnej. Koszt utrzymania pracownika na tego typu umowie to tylko i wyłącznie kwota wynagrodzenia netto, jaka znajduje się na fakturze, którą wystawia pracownik zatrudniony. To po jego stronie leży wówczas opłacanie składek ZUS i innych świadczeń.
Umowa o dzieło – koszty pracownika
Z reguły, umowa o dzieło nie generuje obowiązkowego ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego. Istnieją jednak sytuacje, kiedy pracodawca jest zobowiązany odprowadzić składki ZUS od wynagrodzenia. Dotyczy to umów o dzieło zawartych z własnym pracownikiem, czyli takim, który posiada podpisaną umowę o pracę z tym samym pracodawcą.
Przychody z umowy zawartej z własnym pracodawcą są doliczane do przychodów pracownika z tytułu umowy o pracę, a suma tych przychodów stanowi podstawę do obliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. W takiej sytuacji pracownik podlega obowiązkowo wszystkim składkom, takim jak emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe i zdrowotne, zarówno z umowy o pracę, jak i z umowy o dzieło. Dodatkowo dla takiej osoby stosuje się również składki na Fundusz Pracy (FP) i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP).
Minimalne wynagrodzenie w 2023 roku
Jak wiadomo stawka wynagrodzenia minimalnego w 2023 roku wzrosła dwukrotnie. Pierwotnie nowa stawka obowiązująca od stycznia 2023 r. wynosiła 3490 zł brutto/miesiąc, ale już od 1 lipca 2023 roku minimalne wynagrodzenie brutto wzrosło do 3600 zł. Stałe podwyżki pensji minimalnej to kolejny aspekt kosztów pracy, z którymi musi się liczyć pracodawca zatrudniający pracownika.
Jak obniżyć koszty pracodawcy w 2023 roku?
Oszczędności w zatrudnianiu pracowników można osiągnąć na różne sposoby, przy czym ostateczną decyzję o redukcji etatów należy podjąć w ostateczności.
Istnieje wiele mniej drastycznych środków, jakie pracodawca może podjąć, aby obniżyć koszty zatrudnienia. Oto kilka z nich:
- Wprowadzenie przestoju
- Wypowiedzenie układu zbiorowego pracy
- Zmniejszenie wymiaru czasu pracy pracowników
- Zawarcie porozumienia o zawieszeniu stosowania układu zakładowego i/lub układu ponadzakładowego pracy
- Zawarcie porozumienia o zawieszeniu stosowania przepisów prawa pracy:
- Zatrudnienie pracowników na podstawie umów cywilnoprawnych
- Zatrudnienie pracowników ze Wschodu, np. pracowników z Ukrainy
- Leasing pracowników
Warto podkreślić, że każda decyzja związana z obniżeniem kosztów zatrudnienia powinna być przemyślana i zgodna z obowiązującymi przepisami prawa pracy oraz etycznymi standardami. Priorytetem powinno być dbanie o dobro pracowników i utrzymanie harmonii w miejscu pracy, jednocześnie starając się osiągnąć zrównoważony budżet kadrowy.
Koszty zatrudnienia pracownika w 2023 roku – podsumowanie
Koszt całkowity zatrudnienia pracownika to wiele różnych składowych, które sprawiają, że łączna kwota wynagrodzenia staje się dość wysoka. Istnieje na szczęście kilka sposobów, które pozwalają skutecznie zmniejszyć koszt pracownika. Są nimi przede wszystkim możliwość zatrudnienia pracowników z Ukrainy lub leasing pracowników. Jeśli chcesz zmniejszyć swoje koszty zatrudnienia i potrzebujesz pomocy, skorzystaj z oferty naszej agencji pracy. Zapraszamy do kontaktu.