Dodatek za dojazd do pracy z innej miejscowości – zwrot kosztów 2024

Poprawa stanu dróg i ogólnej komunikacja sprawia, że coraz więcej osób mieszka poza miejscowością, w której pracuje. Według danych ze stolicy szacuje się, że ok. 230 tys. osób regularnie dojeżdża do Warszawy do pracy. Rodzi to pytanie o zwrot kosztów tych dojazdów. W związku z tym, warto przyjrzeć się, jakie dodatki i formy wsparcia przysługują pracownikom, którzy regularnie muszą pokonywać większe odległości do swojego miejsca pracy. W artykule omówimy, czy przepisy prawa pracy przewidują możliwość zwrotu kosztów za dojazd oraz komu przysługuje zwrot.

Dodatek za dojazd do pracy z innej miejscowości to forma wsparcia finansowego, która ma na celu zrekompensowanie pracownikowi kosztów związanych z dojazdami. W polskim systemie prawnym zwrot za dojazdy nie jest obowiązkowy, a zatem zależy od wewnętrznych regulacji zakładu pracy oraz zapisów umowy o pracę. W praktyce wielu pracodawców, zwłaszcza tych zlokalizowanych w mniej dostępnych miejscach, decyduje się na wprowadzenie takiego wsparcia, aby zwiększyć atrakcyjność oferowanych stanowisk pracy.

Najczęściej spotykane formy otrzymania zwrotu

• Ryczałt za dojazdy – stała kwota wypłacana miesięcznie, niezależnie od faktycznych kosztów ponoszonych przez pracownika.
• Zwrot kosztów biletów komunikacji publicznej – pracodawca zwraca pracownikowi wydatki na bilety miesięczne lub jednorazowe.
• Dofinansowanie do paliwa – w przypadku dojazdów własnym samochodem, niektóre firmy oferują zwrot części kosztów paliwa.

Wysokość dodatku zależy od polityki firmy, odległości od miejsca pracy oraz rodzaju dojazdu (komunikacja publiczna czy własny samochód). Ważnym elementem jest również umowa o pracę, która może zawierać szczegółowe zapisy dotyczące tej formy wsparcia.

Tak jak już wspomnieliśmy, obecny kodeks pracy nie przewiduje obowiązku zwrotu kosztów dojazdu do pracy. Oznacza to, że jeśli zakład pracy zdecyduje się na taką formę wsparcia, jest to jego dobrowolna inicjatywa. Pracodawca nie jest zobligowany do refundacji kosztów transportu, chyba że taki zapis znajduje się w umowie o pracę.

Niektóre sektory mogą jednak korzystać ze szczególnych rozwiązań, które wynikają z regulacji branżowych czy też układów zbiorowych pracy. W takim przypadku, zwrot kosztów dojazdów może być ujęty w przepisach prawa pracy obowiązujących w danym przedsiębiorstwie lub branży.

Mimo że nie ma takich obowiązków, wielu pracodawców, chcąc przyciągnąć lub zatrzymać pracowników, oferuje różnego rodzaju dofinansowania dojazdów. Mogą to być bezpośrednie dopłaty do kosztów transportu, jak również zapewnienie transportu zbiorowego zorganizowanego przez firmę. Tego typu działania są szczególnie popularne w zakładach pracy położonych poza miastem lub w miejscach, do których trudno dotrzeć środkami komunikacji publicznej.

Przykłady takich działań obejmują:

• Zapewnienie firmowych autobusów – transport bezpośrednio z określonych punktów miasta do zakładu pracy.
• Zwrot za bilety komunikacji publicznej – zwracanie wydatków ponoszonych przez pracownika na bilety.
• Ryczałtowy dodatek za dojazdy – wypłacany w ustalonej kwocie, bez potrzeby dostarczania dowodów zakupu biletów.

Te formy wsparcia są często uzależnione od długości dojazdu oraz czasu pracy. Dłuższy czas dojazdu do miejsca pracy może skłaniać pracodawcę do wprowadzenia bardziej atrakcyjnych warunków, które pomogą w utrzymaniu pracowników w firmie.

Pomożemy Ci w legalnym zatrudnieniu obcokrajowców. Napisz do nas!

Nie zawsze jednak pracownik może liczyć na tego typu zwrot. Niektórzy pracodawcy, zamiast bezpośredniego zwrotu kosztów dojazdu, oferują inne formy wsparcia, takie jak:

• Elastyczny czas pracy – umożliwia pracownikowi dostosowanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy do rozkładu komunikacji publicznej.
• Praca zdalna – w przypadku niektórych stanowisk, pracodawcy pozwalają na częściową lub całkowitą pracę z domu, co eliminuje konieczność codziennych dojazdów.
• Współdzielenie samochodu – niektóre firmy wprowadzają programy współdzielenia pojazdów, dzięki którym pracownicy mogą podróżować razem, dzieląc się kosztami paliwa.

Oferowanie pracownikom tego typu benefitów może być również sposobem na zmniejszenie rotacji pracowniczej. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej jak jeszcze można ją ograniczyć, koniecznie przeczytaj ten artykuł – Rotacja pracowników – Jak ją zmniejszyć?

Dofinansowanie kosztów dojazdów może być również realizowane za pośrednictwem urzędu pracy, który w pewnych sytuacjach oferuje pomoc osobom bezrobotnym podejmującym zatrudnienie poza miejscem zamieszkania. Wsparcie to jest udzielane z Funduszu Pracy i może obejmować zwrot kosztów przejazdu do miejsca pracy.

Aby ubiegać się o takie dofinansowanie, osoba bezrobotna musi spełniać określone warunki. Zaliczamy do nich konieczność codziennych dojazdów na znaczną odległość lub zamieszkanie w innej miejscowości. Zwrot kosztów może dotyczyć zarówno kosztów biletów, jak i dojazdów własnym samochodem. Możliwe jest to jednak wtedy, kiedy:

• zatrudnienie zostało podjęte ze skierowania urzędu pracy,
• wynagrodzenie nie przekracza dwukrotności najniższego wynagrodzenia.

Osoby dojeżdżające do pracy z innej miejscowości mają również możliwość zwiększenia kosztów uzyskania przychodu, co wpływa na wysokość opodatkowania. Standardowo, pracownicy mogą odliczyć koszty uzyskania przychodu w wysokości 250 zł miesięcznie. W przypadku osób dojeżdżających z innej miejscowości kwota ta wzrasta do 300 zł miesięcznie (3600 zł rocznie).

Podwyższone koszty uzyskania przychodu mogą być odliczone, jeśli pracownik:

• Mieszka w innej miejscowości niż jego miejsce pracy.
• Nie otrzymuje od pracodawcy zwrotu kosztów dojazdu.

Dzięki podwyższonym kosztom uzyskania przychodu, dochód podlegający opodatkowaniu zostaje pomniejszony, co przekłada się na niższy podatek do zapłaty. 

W przypadku dojazdów do pracy własnym samochodem, pracownicy mogą odliczyć część kosztów eksploatacyjnych, takich jak paliwo, o ile nie otrzymują zwrotu kosztów od pracodawcy. Możliwość taka wynika z zasad kosztów uzyskania przychodu, które pozwalają na odliczenie wydatków związanych z dojazdem w przypadku, gdy pracownik używa prywatnego pojazdu w celu dotarcia do miejsca pracy.

Aby skorzystać z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu w deklaracji PIT-37, pracownik powinien:

1. Upewnić się, że miejsce pracy znajduje się w innej miejscowości niż miejsce zamieszkania.
2. Sprawdzić, czy nie otrzymuje zwrotu kosztów dojazdu od pracodawcy.
3. W odpowiednich polach formularza PIT-37 uwzględnić podwyższone koszty uzyskania przychodu.

Warto także pamiętać, że w przypadku kontroli podatkowej, pracownik może zostać poproszony o udokumentowanie, że faktycznie mieszka w innej miejscowości niż jego miejsce pracy.

Praca przez agencję pracy często wiąże się z wyjazdami do pracy w różnych miejscowościach. W takim przypadku zwrot kosztów dojazdów jest kwestią indywidualnych ustaleń pomiędzy agencją a pracownikiem. W niektórych przypadkach agencje pracy oferują zwrot za bilety komunikacyjne lub organizują transport zbiorowy dla pracowników.

Jeśli chcesz zdjąć ze swoich barków obowiązek refundowania pracownikom kosztów dojazdów, a jednocześnie szukasz wykwalifikowanej kadry tymczasowej, skorzystaj z usług naszej agencji pracy Flambir. 

Oferujemy najlepszych pracowników w ramach leasingu pracowników, co pozwoli Ci się skupić na kluczowych aspektach działalności bez dodatkowych formalności. Dzięki naszej ofercie masz pewność, że zatrudniasz profesjonalistów na czas określony, bez konieczności martwienia się o dodatkowe koszty czy zobowiązania. Flambir to idealne rozwiązanie dla firm poszukujących elastycznych form zatrudnienia.

Koszty dojazdów do pracy z innej miejscowości mogą być problematyczne, jednak istnieje kilka sposobów na ich zrekompensowanie. Pracodawcy mogą oferować dodatki za dojazdy, a w pewnych przypadkach pracownicy mogą odliczyć podwyższone koszty uzyskania przychodu w deklaracji PIT-37. Warto zawsze sprawdzić, czy przysługują nam takie formy wsparcia i jak je uzyskać, aby zminimalizować obciążenie finansowe związane z codziennymi dojazdami do pracy.