Do kiedy PIT’y dla pracowników? PIT 11 od pracodawcy w 2025 r

Do kiedy pit’y dla pracowników

Każdy pracodawca pełniący rolę płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych ma coroczny obowiązek sporządzania deklaracji PIT-11. Ten dokument zawiera informacje o dochodach pracownika, pobranych zaliczkach na podatek dochodowy oraz składkach ZUS. W 2025 roku obowiązki związane z PIT-11 muszą zostać zrealizowane zgodnie z aktualnymi przepisami prawa podatkowego.

Do kiedy PIT’y dla pracowników od pracodawcy?

Do końca lutego każdego roku pracodawca, który w poprzednim roku zatrudniał pracownika – zarówno na umowę o pracę, jak i umowy cywilnoprawne, takie jak umowa zlecenie lub o dzieło – ma obowiązek dostarczyć mu deklarację PIT-11. Natomiast do urzędu skarbowego dokument ten należy przekazać najpóźniej do 31 stycznia roku następującego po roku podatkowym. Aby uniknąć konsekwencji, warto dopilnować tego ustawowego obowiązku. Wyjaśniamy, jak to zrobić!

Chcesz ograniczyć kwestie związane ze sprawami kadrowo-płacowymi? Zatrudniaj przez agencję pracy tymczasowej? Sprawdź naszą ofertę!

Co to jest PIT-11 i kto jest zobowiązany do jego sporządzenia?

PIT-11 to formularz podatkowy, w którym pracodawca (płatnik) przekazuje dane o wynagrodzeniach pracownika, pobranych zaliczkach na podatek dochodowy oraz składkach na ubezpieczenia społeczne (ZUS). Formularz PIT-11 jest podstawą do sporządzenia rocznego zeznania podatkowego przez pracownika (podatnika), np. w formie deklaracji PIT-37.

Do sporządzenia i przesłania formularza PIT-11 zobowiązani są pracodawcy, którzy w ciągu roku wypłacali wynagrodzenia pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, umów cywilnoprawnych (np. umowy zlecenia) czy też wypłacali inne świadczenia podlegające opodatkowaniu.

Terminy realizacji obowiązków w 2025 roku – kiedy rozliczyć PIT

Pracodawcy są zobowiązani do złożenia deklaracji PIT-11 za 2024 rok w dwóch głównych terminach:

  1. Do końca stycznia 2025 roku – formularz PIT-11 musi zostać przekazany do urzędu skarbowego w formie elektronicznej.
  2. Do 28 lutego 2025 roku – pracodawca musi przesłać PIT-11 dla pracownika, który wykorzysta go do sporządzenia rocznego zeznania podatkowego.

Poniżej tabela podsumowująca:

Obowiązek Termin Adresat Forma
Przekazanie PIT-11 do US Do 31 stycznia 2025 Urząd skarbowy Elektroniczna
Przekazanie PIT-11 pracownikowi Do 28 lutego 2025 Pracownik Papierowa lub elektroniczna

Jak sporządzić formularz PIT?

Pracodawca sporządzając deklarację PIT-11, musi zawrzeć w niej szczegółowe informacje dotyczące dochodów i pobranych zaliczek na podatek dochodowy za rok 2024. Oto najważniejsze elementy formularza:

  1. Dane identyfikacyjne:
    • Dane pracodawcy (NIP, REGON).
    • Dane pracownika (PESEL, adres zamieszkania).
  2. Informacje o dochodach:
    • Wynagrodzenia brutto z tytułu umowy o pracę.
    • Dochody z innych umów (np. umów zlecenia).
  3. Pobrane zaliczki na podatek dochodowy:
    • Kwoty zaliczek pobranych od wynagrodzeń w ciągu roku.
  4. Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne:
    • Kwoty składek odprowadzonych do ZUS.

Elektroniczne składanie deklaracji PIT-11

W 2025 roku obowiązkiem jest składanie formularza PIT-11 w formie elektronicznej. Można to zrobić za pomocą systemu e-Deklaracje, który udostępnia interaktywne formularze podatkowe.

Kroki przesyłania PIT-11 elektronicznie:

  1. Przygotowanie formularza w odpowiednim programie księgowym.
  2. Podpisanie deklaracji za pomocą podpisu kwalifikowanego.
  3. Wysłanie dokumentu za pomocą systemu e-Deklaracje.
  4. Uzyskanie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) jako dowodu wysyłki.

Konsekwencje nieterminowego złożenia deklaracji

Pracodawca, który nie złoży deklaracji PIT-11 w wymaganym terminie, może ponieść konsekwencje finansowe w postaci kar nałożonych przez urząd skarbowy. Dodatkowo, opóźnienie w przekazaniu PIT-11 pracownikowi może skutkować trudnościami w terminowym sporządzeniu przez niego rocznego zeznania podatkowego.

Najczęściej popełniane błędy w deklaracji PIT 11

Brak podpisu

Deklaracja PIT-11 wymaga podpisu osoby odpowiedzialnej za obliczanie i pobieranie podatku, np. właściciela firmy lub wyznaczonej księgowej. Dokument bez podpisu jest nieważny, a urząd skarbowy wezwie płatnika do uzupełnienia braków.

Niewłaściwe koszty uzyskania przychodu

Jeśli pracownik mieszka poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, należy zaznaczyć kwadrat 3 w pozycji 28 deklaracji (podwyższone koszty uzyskania przychodu). Pracodawcy często zapominają o tym i stosują podstawowe koszty.

Błędne dane podatnika

Pomyłki w danych pracownika, takie jak nieprawidłowy identyfikator podatkowy, imię czy nazwisko, są częstymi błędami. Warto dokładnie sprawdzić poprawność danych przed złożeniem deklaracji.

Przychody wypłacane na przełomie roku

Przy obliczaniu przychodów należy uwzględnić środki postawione do dyspozycji pracownika w danym roku. Przykładowo, wynagrodzenie za grudzień 2024 r., wypłacone 10 stycznia 2025 r., zostanie wykazane w PIT-11 za rok 2025.

Pracownik i jego obowiązki związane z PIT-11 za 2024 rok

Po otrzymaniu formularza PIT-11, pracownik ma obowiązek wykorzystać go do sporządzenia rocznego zeznania podatkowego (np. PIT-37). Zeznanie to należy złożyć w urzędzie skarbowym do 30 kwietnia 2025 roku. Ważne jest, aby informacje wprowadzone w deklaracji były zgodne z danymi z PIT-11 przekazanego przez pracodawcę.

Rola wynagrodzeń i świadczeń w PIT-11

W formularzu PIT-11 uwzględniane są wszystkie dochody pracownika, w tym:

  • Wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę.
  • Dochody z umów cywilnoprawnych.
  • Świadczenia dodatkowe (np. premie, nagrody).

Te dane pozwalają określić roczny przychód pracownika oraz wysokość pobranych zaliczek na podatek dochodowy.

Uprość procesy kadrowo-płacowe z naszą agencją pracy tymczasowej Flambir!

Zatrudnianie pracowników, zwłaszcza w dynamicznie zmieniających się warunkach, może być czasochłonne i skomplikowane. Prowadzenie dokumentacji kadrowej, naliczanie wynagrodzeń i rozliczenia podatkowe to tylko część obowiązków, które obciążają pracodawców. 

Dzięki współpracy z naszą agencją pracy tymczasowej Flambir możesz odciążyć swoją firmę i skupić się na rozwoju biznesu. Oferujemy kompleksowe rozwiązania, takie jak leasing pracowników ze wschodu oraz tradycyjną rekrutację pracowników, które pozwalają szybko i efektywnie uzupełnić braki kadrowe. Sprawdź, jak możemy pomóc Ci uprościć procesy związane z zatrudnianiem!

Do kiedy pracodawca musi dać PIT pracownikowi? Podsumowanie

Pracodawcy mają obowiązek sporządzania i przekazywania deklaracji PIT-11 zarówno do urzędu skarbowego, jak i pracownikom. Kluczowe terminy, takie jak 31 stycznia 2025 roku (dla urzędu) i 28 lutego 2025 roku (dla pracownika), są niezwykle istotne dla prawidłowego rozliczenia podatkowego za 2024 rok.

Przestrzeganie procedur oraz terminów nie tylko pozwala uniknąć sankcji, ale również zapewnia pracownikom możliwość sprawnego przygotowania swojego rocznego zeznania podatkowego. Warto korzystać z systemów elektronicznych, które znacznie ułatwiają proces składania deklaracji i eliminują ryzyko błędów.

maskotka agencji pracy tymczasowej Flambir

Szukasz dobrych pracowników tymczasowych?

Napisz do nas na adres sales.manager@flambir.pl lub sprawdź naszą ofertę na stronie – leasing pracowników z Ukrainy

Chcesz porozmawiać?

Możemy również skontaktować się telefonicznie. Jeśli preferujesz tę formę kontaktu zadzwoń pod 507 228 855